Vous vivez dans une copropriété et du fait de l'épidémie de coronavirus, vous vous interrogez sur les modalités de la tenue de la prochaine assemblée générale ? Afin, d'éviter la paralysie des copropriétés en cette période de crise sanitaire, le gouvernement a pris une ordonnance autorisant le syndic à organiser une assemblée générale entièrement dématérialisée par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l'identification des copropriétaires. De plus, le recours au seul vote par correspondance est également possible mais toujours soumis à la parution du formulaire de vote prévu à cet effet. Enfin, il convient de préciser que ces dispositions ont une durée d'application limitée s'étalant du 1er juin 2020 au 31 janvier 2021.

Quelles sont les règles applicables pour la tenue des assemblées générales ?

L'alinéa 1er de l'article 17-1 A créé par la loi Elan du 23 novembre 2018 dispose que « les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ».

Néanmoins, afin de rendre possible le recours à ces procédés dématérialisés, l'article 13-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 prévoit que, les assemblées doivent par principe statuer sur les moyens techniques retenus sur la base de devis élaborés à cet effet, à l'initiative du syndic ou du conseil syndical.

Par ailleurs, le copropriétaire souhaitant participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou assimilé a l'obligation d'informer par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la tenue de la réunion.

Il convient également de préciser que la loi Elan avait mis en place le recours au vote par correspondance, tout en le subordonnant à la parution d'un arrêté fixant un modèle de formulaire de vote qui n'est à l'heure actuelle pas encore paru.

Même si sur le papier, il était possible de mettre en place des assemblées générales dématérialisées, la réalité était tout autre. C'est pourquoi, afin de répondre à la crise sanitaire, le rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 met en exerce la nécessité de permettre des réunions version 2.0. 

Quelles sont les règles dérogatoires prévues par l'ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 ?

Le nouvel article 22-2 traite de la question des modes de consultation du syndicat, ce texte dispose notamment que :

I.- « (...) Jusqu'au 31 janvier 2021, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique. Dans ce cas, les copropriétaires participent à l'assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils peuvent également voter par correspondance, avant la tenue de l'assemblée générale, dans les conditions édictées au deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée. Par dérogation aux dispositions de l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance ».

« II. ‒ Lorsque le syndic décide de faire application des dispositions prévues au I et que l'assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information ».

A noter, que le GRECCO préconise de ne pas recourir à des applications non sécurisées telles que Skype, Facetime ou encore WhatsApp ... car celles-ci, ne présentent pas les garanties suffisantes pour identifier un copropriétaire. 

Comment vont se dérouler les assemblées ?

Il convient de préciser, que lorsque le syndic fait application des dispositions de l'article 22-2 quelques dérogations s'appliquent :

• S'agissant de la convocation et la tenue des assemblées :

Le nouvel article 22-3 énonce que :

« 1° L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ;

2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ;

3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale ;

4° Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967 susvisé ».

• S'agissant des mandats de vote :

Le nouvel article 22-4 modifie les règles concernant les pouvoirs. En effet, un mandataire recevant plus de 3 pouvoirs peut détenir jusqu'à 15 % des voix du syndicat des copropriétaires et non plus 10 %. Cette disposition a pour but de faciliter la prise des décisions même si tous les copropriétaires n'assistent pas aux assemblées générales.

• S'agissant de la possibilité de recourir immédiatement à la visioconférence :

Le nouvel article 22-5 permet le recours à la visioconférence sans qu'il soit nécessaire que l'assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre.

Ce dispositif spécifique a vocation à s'appliquer jusqu'au 31 janvier 2021, date jusqu'à laquelle les autres dispositions dérogatoires relatives à la copropriété s'appliquent également.

En somme, en répondant à l'impossibilité matérielle de tenir les assemblées générales, cette ordonnance facilite la prise de décision en préservant les droits des copropriétaires.

Line Joas.